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「Google表单」不只能填问卷资料,现在也能上传档案了

2020-06-11


什幺时候你需要设计一个「让别人可以上传档案」的网页呢?我自己实际碰过几个需求:

建立让多个班级学生统一缴交作业的系统活动报名时需要报名者上传照片或特殊资料举办比赛或徵选,要让参加者上传履历或作品档案

而我之前用过几个方法来解决这个问题,例如使用Drive Uploader让对方到特定网址上传档案到我的Google云端硬碟,或是使用Google Script建立上传档案网页,但缺点都是没办法和报名表、活动表本身结合。

其实,本身就很适合製作报名表、徵选网页的「Google表单」,原本在G Suite帐户底下Google表单就有提供「档案上传」功能,让你可以在製作完成的问卷中插入「缴交作业」、「上传作品」。只是原本限于G Suite用户使用,而且只能让同一个G Suite网域下的同公司、同学校使用者上传档案。但这个限制,今天开始全面解放了!

新版Google表单「档案上传」功能有什幺不一样?

从今天起,Google表单这个「档案上传」功能全面开放,两个关键的更新:

    一般免费Google帐号使用者,也可以在Google表单插入档案上传功能。档案上传不限于同网域的用户,可以跟所有Google帐号使用者收集档案。

于是,你要製作「报名传档网页」、「面试传履历系统」、「比赛传作品流程」,都会变得更加简单!

如何在报名表、徵选网页、缴交作业系统加入档案上传功能?

我们来看看这个功能如何操作。

首先在Google表单先设计出你的报名问卷,如何你还不知道如何设计,那幺应该参考这篇教学:「Google表单的10个专业问卷调查设计秘密教学 」。

1. 任何人都能使用档案上传功能:

接着在设计题型时,可以看到原本只给G Suite使用者用的「档案上传」功能,现在一般Google帐号也可以选用了。

「Google表单」不只能填问卷资料,现在也能上传档案了

2. 档案统一储存在你的云端硬碟:

选择「档案上传」后,会有一小段提示,表示她人上传的档案会「统一储存在你的Google云端硬碟中」。

并且对方也必须有Google帐号,登入Google帐号才能回答问题与上传档案(不过不需要跟你是同一个公司或学校网域的Google帐号了)。

「Google表单」不只能填问卷资料,现在也能上传档案了

3. 限制档案上传类型与大小:

在设计档案上传问题时,可以允许对方「随意上传任何档案」,也可以「限制档案上传类型」只能上传文件,或是只能上传照片,就看你想徵选的档案为何。

我们也能「限制档案上传数量、大小」,例如只允许对方上传一个档案,每一个档案必须在10MB以内。而最多可以上传「10GB」的档案(当然你的云端硬碟要够大)。

最下面还有一行,是限制「总档案上传量」,预设是「1GB」,意思是当报名者上传的档案总量到达1GB时,其他人就不能再上传档案,这是预防你的Google云端硬碟爆炸。

「Google表单」不只能填问卷资料,现在也能上传档案了

4. 调整可以接收的总档案上传量:

但是我们可以「改变总档案的上传量」,最多可以设定到1TB。

也就是说如果你是在徵选影片,假设每个参赛者都上传约500MB的影片档案,1TB就可以让2,000个参赛者上传作品。

「Google表单」不只能填问卷资料,现在也能上传档案了

把报名网页分享出去,报名者必须登入他的Google帐号才能填写问卷,并且会在填写问卷时,看到档案上传功能,直接选择「新增档案」即可。

「Google表单」不只能填问卷资料,现在也能上传档案了

他可以从自己的电脑、手机,或是自己的Google云端硬碟上传档案。

「Google表单」不只能填问卷资料,现在也能上传档案了

上传完成档案后,也可以取消,或是直接按下提交问卷。

「Google表单」不只能填问卷资料,现在也能上传档案了

我回到自己的Google表单,点进「回覆」,就可以看到所有参加者上传的档案,每一个档案会在「档名后面加入上传者的Google帐号名称」。

「Google表单」不只能填问卷资料,现在也能上传档案了

我也会在自己的Google云端硬碟中,看到一个新建立的资料夹,里面就是所有来自Google表单上传的档案。

「Google表单」不只能填问卷资料,现在也能上传档案了

预设的设计虽然会把对方的Google帐号名称加入档案名称中,但这样实在不保险,还是很可能辨认不出这是谁的档案。

所以最好在报名问卷、徵选档案问卷中,设计好「询问对方是谁」的问题。

这时候善用「Google表单支援中文智慧型问卷,写好题目自动设计好答案!」,可以让你节省很多设计问题类型的时间。

「Google表单」不只能填问卷资料,现在也能上传档案了

当对方填写问卷时,也有把自己的个人资料填入。

「Google表单」不只能填问卷资料,现在也能上传档案了

那幺到时候我从Google表单后台汇出的「Google试算表」中,就会有对方的姓名、这个人上传的档案连结,我要辨识出这是谁的作品或文件,就很简单了。

想要知道如何把Google表单的问卷结果汇出成试算表,并且进行高效率整理,欢迎参考我的这篇教学:「出国旅行记帐分帐不混乱教学:免装App的记帐表格範本下载」。

「Google表单」不只能填问卷资料,现在也能上传档案了

其实在电脑玩物中,我有写过不少Google线上文书延伸应用的教学,例如「用Google表单自己做记帐App」,或是像「用Google日曆完成家庭生活管理」。

你会发现这样做的好处在于:不用为了特别的需求再去安装更多工具,或是再学太多複杂的技术,只要换个方式,也能免费又简单的达成需求。

而像是今天这篇教学所提到的:「用Google表单免费简单架设报名徵选传档网页」,他就可以解决下列需求:

缴交作业上传报名照片上传履历档案上传比赛稿件或作品

除了方便好上手,新功能还有下面优点:

不需要再使用第三方服务不需G Suite帐号

推荐给需要的朋友参考!当然,如果你是学校老师,要真的建立学生的缴交作业系统,那幺除了使用Google表单,或许也可以参考看看利用「已经全面开放的」Google云端教室来满足需求:「Google Classroom云端教室对所有人开放:建立课程上手教学 」。

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